Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 13 juni 2026.

Cozy Company Studio hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen en welke rechten u heeft.

1. Wie zijn wij?

N I K K E L
handelend onder de naam Cozy Company Studio

E-mail: hallo@cozycompanystudio.nl
KvK-nummer: 73460885

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact opnemen via hallo@cozycompanystudio.nl.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken persoonsgegevens die u zelf aan ons verstrekt, bijvoorbeeld wanneer u contact met ons opneemt, een aanvraag doet, een intake invult, een offerte aanvraagt of een opdracht bij ons plaatst.

Het kan gaan om:

• naam, functie, organisatie, e-mailadres en telefoonnummer van contactpersonen;
• factuur- en bedrijfsgegevens;
• communicatie via e-mail, formulieren of andere contactmomenten;
• informatie die wordt gedeeld tijdens de intake, zoals organisatielocaties, functies, afdelingen, kernwaarden, gewenste scènes, do's en don'ts en de gelegenheid waarvoor het kleurboek bedoeld is;
• aangeleverde documenten, logo's, huisstijlinformatie, referentiebeelden, foto's, plattegronden of ander briefingmateriaal;
• persoonsgegevens die zichtbaar of afleidbaar zijn uit aangeleverd materiaal, zoals namen, gezichten, functies, werkplekken of uniformen, wanneer de klant die informatie met ons deelt.

Wij vragen klanten om alleen persoonsgegevens en beeldmateriaal aan te leveren die noodzakelijk zijn voor de opdracht.

3. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

Wij gebruiken persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Contact en communicatie: om aanvragen te beantwoorden, afspraken te maken en contact te onderhouden over de opdracht.
• Offertes, overeenkomsten en administratie: om offertes op te stellen, opdrachten te bevestigen, facturen te maken en onze administratie te voeren.
• Intake en creatieve uitwerking: om de organisatie goed te begrijpen en een kleurboek of illustratieconcept te maken dat aansluit bij de locaties, functies, kernwaarden, cultuur en gewenste scènes van de klant.
• Productie van illustraties en kleurboeken: om aangeleverde input te vertalen naar tekstuele scènebeschrijvingen, concepten, illustraties, proefversies en eindbestanden.
• Kwaliteitscontrole en revisies: om feedback te verwerken, versies te beheren en te controleren of het eindproduct aansluit bij de gemaakte afspraken.
• Herhaalbestellingen: om eerder gemaakte ontwerpen, drukbestanden en projectinformatie te kunnen terugvinden wanneer de klant later een herhaalbestelling wil plaatsen.
• Wettelijke verplichtingen: bijvoorbeeld voor fiscale administratie en bewaarplichten.
• Portfolio of promotie: alleen indien dit is afgesproken of wanneer daarvoor toestemming is gegeven.

4. Op welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een wettelijke grondslag bestaat. Afhankelijk van de situatie baseren wij ons op:

• uitvoering van een overeenkomst, bijvoorbeeld voor het maken van offertes, uitvoeren van opdrachten en leveren van bestanden;
• gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor normale zakelijke communicatie, projectadministratie, kwaliteitscontrole, herhaalbestellingen en beveiliging;
• wettelijke verplichting, bijvoorbeeld voor fiscale administratie;
• toestemming, bijvoorbeeld voor gebruik van klantmateriaal in portfolio of promotionele uitingen.

5. Intake-informatie en aangeleverd materiaal

Tijdens de intake kan de klant informatie aanleveren over de organisatie, zoals afdelingen, processen, functies, locaties, kernwaarden, producten, huisstijl, beeldmateriaal en interne voorkeuren.

Deze informatie gebruiken wij uitsluitend om de opdracht goed uit te voeren. Wij verwerken deze input om:

• de organisatie in kaart te brengen;
• passende scènes en illustratiebeschrijvingen te ontwikkelen;
• rekening te houden met gewenste en ongewenste onderwerpen;
• herkenbare maar zorgvuldige illustraties te maken;
• revisies en goedkeuringsrondes efficiënt te laten verlopen.

Wanneer aangeleverd materiaal persoonsgegevens bevat, zoals herkenbare personen op foto's of namen in documenten, gaan wij daar zorgvuldig mee om. Waar mogelijk gebruiken wij dit materiaal alleen als referentie en nemen wij geen direct herleidbare persoonsgegevens op in de uiteindelijke illustraties, tenzij dit uitdrukkelijk is afgesproken.

6. Gebruik van AI en creatieve hulpmiddelen

Voor het maken van concepten, scènebeschrijvingen, illustratieprompts, ontwerpvarianten of tekstvoorstellen kunnen wij gebruikmaken van digitale creatieve hulpmiddelen, waaronder AI-tools.

Wanneer wij zulke hulpmiddelen gebruiken, beperken wij de ingevoerde informatie zoveel mogelijk tot wat nodig is voor de opdracht. Wij vermijden waar mogelijk het invoeren van direct herleidbare persoonsgegevens, vertrouwelijke bedrijfsinformatie of gevoelige gegevens.

Aangeleverde input kan worden vereenvoudigd, geanonimiseerd of geparafraseerd voordat deze wordt gebruikt in creatieve hulpmiddelen.

7. Delen wij persoonsgegevens met anderen?

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Wij kunnen gegevens delen met:

• hosting- en e-mailproviders;
• boekhoud- of administratiesoftware;
• leveranciers van ontwerp-, opslag- of productietools;
• drukwerk- of fulfilmentpartners, indien nodig voor verzending;
• externe specialisten die namens ons aan een opdracht werken.

Met partijen die persoonsgegevens namens ons verwerken, maken wij afspraken over beveiliging en vertrouwelijkheid.

8. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. In principe hanteren wij de volgende termijnen:

• projectcommunicatie en intakegegevens: tot maximaal 2 jaar na afronding van de opdracht, tenzij langere bewaring nodig is voor vervolgopdrachten, herhaalbestellingen, garantie, bewijs of geschilafhandeling;
• offertes en opdrachtgegevens: tot maximaal 7 jaar, voor zover deze onderdeel zijn van de financiële administratie;
• factuurgegevens: 7 jaar, conform fiscale bewaarplichten;
• aangeleverde foto's, referentiebeelden en briefingmateriaal: tot maximaal 1 jaar na afronding van de opdracht, tenzij anders afgesproken;
• definitieve ontwerpen, drukbestanden, projectbestanden en noodzakelijke projectinformatie: zolang dit redelijkerwijs nodig is om herhaalbestellingen mogelijk te maken, tenzij de klant om verwijdering vraagt en er geen wettelijke of administratieve reden is om de gegevens te bewaren;
• portfolio-materiaal: zolang de toestemming of contractuele afspraak daarvoor geldt.

Wij kunnen het definitieve ontwerp en de bijbehorende productiebestanden bewaren ten behoeve van mogelijke herhaalbestellingen. Prijsstelling voor herhaalbestellingen is op aanvraag.

Op verzoek kunnen aangeleverde intakebestanden eerder worden verwijderd, tenzij wij deze nog nodig hebben voor uitvoering van de opdracht, administratie of wettelijke verplichtingen.

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking.

Denk hierbij aan toegangsbeperking, beveiligde accounts, zorgvuldige opslag, beperkte toegang tot projectbestanden en het verwijderen van gegevens wanneer deze niet langer nodig zijn.

10. Uw rechten

U heeft op grond van de AVG verschillende rechten. U kunt ons verzoeken om:

• inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken;
• correctie van onjuiste gegevens;
• verwijdering van gegevens;
• beperking van de verwerking;
• overdracht van gegevens;
• bezwaar tegen verwerking;
• intrekking van eerder gegeven toestemming.

U kunt een verzoek sturen naar hallo@cozycompanystudio.nl. Wij kunnen vragen om aanvullende informatie om uw identiteit te verifiëren.

11. Klachten

Heeft u een klacht over hoe wij met persoonsgegevens omgaan? Neem dan contact met ons op via hallo@cozycompanystudio.nl. We zoeken graag samen naar een oplossing.

U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

12. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, werkwijze of wettelijke verplichtingen veranderen. De meest actuele versie staat altijd op onze website.

Intakeformulier

Door een intakeformulier in te vullen, verstrekt u informatie die Cozy Company Studio gebruikt voor het voorbereiden en uitvoeren van de opdracht. Deel alleen informatie, documenten en beeldmateriaal waarvoor u bevoegd bent deze te delen. Vermijd het aanleveren van gevoelige persoonsgegevens, tenzij dit noodzakelijk is en vooraf met ons is afgestemd. Aangeleverde input gebruiken wij uitsluitend voor de uitvoering van de opdracht, zoals beschreven in deze privacyverklaring.